千葉市公文書等管理条例について

令和6年4月1日より、公文書管理の基本的事項について定めた「千葉市公文書等管理条例」を施行しています。

条例の概要

市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書は、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであり、適正に管理する必要があることから、附属機関における専門的知見に基づく検討を踏まえ、公文書管理に関する基本的事項を定めました。

（1）定義

実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの

公文書のうち、市政の重要事項に関わり、将来にわたって本市の活動及び歴史を跡付け、又は検証する上で重要な資料となるものであって、保存期間が満了したときの措置として、市長が引き続き保存の措置をとったもの等
（2）公文書の管理

意思決定に至る過程等について文書を作成し、保存期間の設定・保存期間が満了したときの措置（保存・廃棄）をあらかじめ設定したうえで、保存期間が満了したときは、公文書等管理審査会に措置について意見を聴きます。

毎年度、公文書の管理の状況について、概要を公表します。

公文書をスキャナにより読み取る等して作成した電磁的記録等（複製）の保存をもって当該公文書の保存に代えることができることとします。

適正な公文書の管理、事務事業の効率化等に資するため、公文書の電子化の推進に努めます。
（3）特定重要公文書等の保存、利用等

特定重要公文書等は原則永久に保存します。

特定重要公文書等は、利用請求をすれば、個人情報を含む等の制限事由に該当する場合を除き、利用できます。

公文書が特定重要公文書等に該当するか等、公文書等の管理に関し必要な事項を調査審議するため、公文書等管理審査会を設置します。

令和6年4月1日

本条例の目的を達成するため、職員が公文書等を適正かつ円滑に取り扱えるよう、運用にあたって必要な事項を示したものです。

本条例で定義する特定重要公文書等に該当する公文書等の基準を示したものです。

本市が法人その他の団体又は個人から文書の寄贈・寄託を受け入れる際の手続きについて定めたものです。